De administratie van Kimberley Radersma (zzp’er) 

Zou je kort iets over jezelf kunnen vertellen?
Ik ben Kimberley Radersma, 33 lentes jong. Na 10 jaar leiding te hebben gegeven voor verschillende Retail Brands en Retailers, ben ik in 2018 de opleiding vastgoed en makelaardij gaan studeren. Ik had mijn doelen bereikt als manager Retail en voelde op jonge leeftijd al geen groei meer in mijn werk. In 2019 vond ik mijn weg in de wereld van de WOZ. Dit bleek mijn roeping te zijn.

Sinds wanneer ben je actief als zzp’er?
Na 2 jaar loondienst in de WOZ, werd ik in 2021 gevraagd door een makelaars organisatie om als zzp’er te starten. Na lang onderhandelen bereikten we een akkoord en besloot ik voor mijzelf te starten. Hoewel ik de voorwaarden goed had geregeld was deze stap enorm spannend. Je krijgt er een hele verantwoordelijkheid bij. Eenmaal de drempel over, vond ik al snel vertrouwen in het zelfstandig ondernemen. Helaas bleek de samenwerking met deze organisatie geen succes maar vond ik gelukkig snel een opdracht als zelfstandige in de WOZ.

Werk je vanaf het begin al met een boekhoudpakket?
Absoluut! Als rookie wist ik totaal niet waar ik moest beginnen. Ik besloot hetzelfde pakket te nemen als mijn vriendin, die in een totaal andere branche zit maar wel ook ondernemer is. Dit gaf mij de gelegenheid haar het hemd van het lijf te vragen over facturatie, BTW, etc. Je krijgt veel verantwoordelijkheid op je bordje. Met de juiste tools is het super simpel maar ik besefte mij ook goed dat de aanslagen van de Belastingdienst geen tientjes zou zijn. Het gaat om serieuze bedragen; als dat in chaos verandert, heb je problemen.

Wat zijn voor jou de voordelen om de administratie grotendeels zelf te doen?
Het zou wellicht anders zijn als ik een webwinkel of iets dergelijks had, maar ik stuur maandelijks maar enkele facturen de deur uit. Dit maakt het al een stuk minder ingewikkeld. Dit kan ik dan ook prima zelf. Ik speur graag even door mijn boekhoudpakket en daar kan ik per maand, per kwartaal of per jaar makkelijk een uitdraai maken van bijvoorbeeld de omzet, de kosten maar ook de resultatenrekening. Aan het pakket is mijn zakelijke rekening gekoppeld en zo heb ik in een oogopslag helder hoe de zaken ervoor staan. Mijn boekhouder heeft toegang tot mijn boekhouding en kan de zakelijke rekening inzien. Ik kan hem om adviezen vragen, maar ik heb zelf ook grip en inzicht op de financiën.

Welke werkzaamheden laat jij nog door iemand anders doen?
Mijn boekhouder regelt elk kwartaal voor mij de Btw-aangifte. In het begin deed ik dit zelf, maar dit heb ik al vrij snel uitbesteed. De facturen maak ik zelf en ook de zakelijke kosten voer ik zelf op. Zodra ik zakelijke kosten maak, dan maak ik een foto van de bon, of scan ik de factuur in. Mijn boekhouder geeft op basis hiervan door wat de te betalen BTW is en zodra ik akkoord geef krijg ik een iDEAL link om de BTW te betalen. Zo weet ik zeker dat het juiste bedrag op de juiste plek, op het juiste moment komt. Ook de aangifte inkomstenbelasting laat ik door mijn boekhouder doen. Ieder zo zijn vak. Hij weet veel beter waar ik wel en geen recht op heb. Hij weet precies op welke fiscale aftrekposten ik recht heb. Zo weet ik zeker dat ik niet te veel belasting betaal. Uiteraard ben en blijf ik kritisch. Ik zorg dat ik voldoende basiskennis heb om eventuele fouten op te sporen.

Op welk moment werk jij de administratie vaak bij?
Als een administratieve handeling niet kan wachten, handel ik deze direct af. Ik heb echter niet een vreselijk ingewikkelde administratie. Uiteraard maak ik maandelijks de facturen op, maar verder verwerk ik bonnen eens per kwartaal als ik BTW moet gaan afdragen. Zodra ik bijvoorbeeld een tankbon heb, zet ik de foto van de bon via de app direct in het boekhoudpakket maar die verwerk ik dan pas later. Verwerken van bonnen gaat overigens supermakkelijk. Het systeem leest de bonnen zelf uit en is het puur een kwestie van controleren. Terugkerende kosten zet ik op automatische incasso.

Hoe ervaar je de samenwerking met 4cPeople?
Super! 4c zet zich onwijs in voor mij als zelfstandige. Er wordt meegedacht en jullie maken je onwijs hard voor de zelfstandige. De lijnen zijn kort en er wordt veel georganiseerd zoals kennissessies en informele netwerkbijeenkomsten. Als er bemiddeld moet worden met de opdrachtgever staan jullie altijd bij. Ik ervaar dat als ondersteunend en prettig. Dank daarvoor.

Heb je nog (boekhoud)tips voor andere zzp’ers?
Houdt zakelijk en privé gescheiden. Dit geldt ook voor je financiële situatie. Voor mij klinkt het vanzelfsprekend maar in de praktijk blijkt lang niet elke ZZP’er een zakelijke rekening te hebben. Je hebt zakelijke rekeningen waar je de eerste 6 maanden niets voor hoeft te betalen. Zelf heb ik 3 potjes op mijn zakelijke rekening. 1 pot voor de BTW. Zodra een factuur wordt betaald zet ik het Btw-bedrag in dat potje. Zodra ik de BTW moet afdragen, stort ik het weer terug op de rekening en betaal ik het aan de Belastingdienst. Het tweede potje is voor de inkomstenbelasting en premie volksverzekering. Een beetje afhankelijk van je inkomsten zet je een bepaald percentage van de inkomsten apart in dit potje. Overleg met je boekhouder wat in jouw situatie geldt, dit is namelijk afhankelijk van het verwachte jaarinkomen. Het derde potje is eigenlijk gewoon de lopende rekening. Alles wat hier op staat is reserve. Hieruit betaal ik mijzelf loon, betaal ik de gemaakte kosten en wat over blijft is reserve.

Tot slot kan ik je aanraden om niet alleen naar het nu te kijken maar ook na te denken over de toekomst. Ik kan je dan ook aanraden Project Kennis van Thijs Verlangen te kopen. Dit is een cursus waarin je onwijs heel veel kennis krijgt over box 1, box 2, box 3, beleggen, pensioen beleggen, hypotheken, vastgoed, erven, schenken en je krijgt toegang tot een vermogensplanning software. Met deze kennis kan je duizenden euro’s belasting besparen, krijg je vele inzichten en kan jij je zuur verdiende centen op de best mogelijke manier investeren voor nu en voor de toekomst (niet gesponsord).